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5 Fragen an … Maya Biersack zum Einsatz von Wikis in Verbänden

Maya Biersack ist im Vorstand der EsPresto AG, einem Full-Service IT-Dienstleister mit Sitz in Berlin. Im Rahmen des Themas „Wikis und Wissensmanagement“ bietet die EsPresto AG Beratung wie auch Implementierung und Wartung dieser Systeme an. Das Berliner Unternehmen hat Wiki-Lösungen bereits in Verbänden, aber auch in namhaften Unternehmen, wie „Apollo Optik“, „maxdome“ oder der „Berliner Stadtreinigung“  erfolgreich eingesetzt.

 

 

 

 

V//T: Frau Biersack, wir alle nutzen Wikipedia als die wohl umfangreichste und am meisten genutzte öffentliche Online-Enzyklopädie, also als Wissensmanagement-Plattform. Informationen und Wissen gibt es auch in Verbänden zu organisieren. Was prädestiniert Wikis darüber hinaus für die tägliche Verbandsarbeit?

MB: Man denkt beim Begriff „Wiki“ zunächst an ein Lexikon, allerdings sind die verbandsinternen Einsatzmöglichkeiten und der Nutzen von Wikis weitaus vielfältiger.

Einen wesentlichen Punkt stellt die Zusammenarbeit an Dokumenten dar. So können Positionspapiere, Stellungnahmen und Fachartikel komfortabel gemeinsam erstellt und permanent weiterentwickelt werden. Die Dezentralität spielt hierbei keine hinderliche Rolle: Das Dokument liegt zentral im Wiki und kann von den verschiedenen Standorten aus bearbeitet werden. Eine Kommentarfunktion erlaubt zusätzlich die inhaltliche Diskussion über den entstehenden Artikel. Alle Änderungen am Artikel werden mit Autor und Datumsstempel dokumentiert.

Da die Ergebnisse dieser Zusammenarbeit – z.B. der Fachkreise im Wiki – für alle Mitglieder sichtbar sind, entsteht eine hohe Transparenz: Die Mitglieder erkennen die aktuellen Themen und können die Entstehung der einzelnen Artikel/Stellungnahmen nachvollziehen. So entsteht einfach durch die Zusammenarbeit eine Wissensbasis, in der Inhalte mit Hilfe einer ausgereiften Suchfunktion schnell gefunden werden können.

Neben der Diskussion am Fachartikel enthalten viele Wiki-Systeme auch die Blog-Funktion, so dass das Wiki als universelles Kommunikationsmedium im Verband für die tägliche Nutzung sehr geeignet ist.

Ein angenehmer Nebeneffekt ist, dass die Mailboxen entlastet werden und die Beteiligten Kommunikation und Inhalte an einem Ort vorfinden.

V//T: Für viele Verbände wird Qualitätsmanagement immer interessanter. Die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement hat mit DGVM ZERT sogar ein auf der ISO 9001 basierendes Management- und Zertifizierungssystem entwickelt. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess lässt sich über ein Wiki sicherlich ideal unterstützen. Gilt das für alle Anforderungen eines QM-Systems?

MB: Hier sprechen Sie ein gutes Einsatzszenario an: Die Verwaltung und Lenkung der QM-Dokumente. Durch das Wiki sind die Dokumente sehr komfortabel für alle zugreifbar und auch änderbar. Allerdings ist bei QM-Dokumenten ein definierter Freigabe-Prozess erforderlich, der durch Erweiterungen im Wiki unterstützt werden kann: Das Dokument wird erst gültig, wenn es durch die/den QM-Beauftragten freigegeben wird.

Der zweite große Bereich eines QM-Systems sind die Aufzeichnungen, für die sich ein Wiki nicht eignet. Sinnvoll ist hier eine Datenbank-gestützte Lösung, so dass komfortable Auswertungen über die verschiedenen Aufzeichnungen wie ‚Interne Fehler’, ‚Lieferantenbeanstandungen’ oder Ähnliches erfolgen kann. Ein solches System kann mit einem Wiki so kombiniert werden, dass eine leistungsstarke integrierte Lösung gegeben ist.

V//T: Wikis beruhen auf der zentralen Idee, Wissen systematisch zu teilen. Kann es sein, dass bei der Einführung von Wikis in Organisationen weniger technische Probleme, als vielmehr Probleme mit Bezug zur Unternehmenskultur zu lösen sind? Wie geht EsPresto damit um?

MB: Aus unseren vielfältigen Wiki-Projekten kennen wir die Fallstricke bei der Einführung eines solchen Systems. Für die Einführung eines Wiki-Systems ist eine offene Unternehmenskultur erfolgsentscheidend – zumindest der Wunsch und Wille eine solche Kultur herzustellen, sollte gegeben sein und durch das Management maßgeblich unterstützt werden. Wenn dies nicht gegeben ist, sollte man von der Einführung eines Wiki absehen, da das Projekt dann zum Scheitern verurteilt ist.

Wenn eine geeignete Kultur gegeben ist, sollten noch einige wichtige Punkte bei der Einführung beachtet werden, um das Projekt zu einem Erfolg zu machen:  Zu Beginn sollten die strategischen wie operativen Ziele geklärt werden, welche mit der Einführung eines Wikis verfolgt werden. Abgeleitet von diesen Zielen sollte das Wiki mit entsprechenden ersten Inhalten gefüllt werden, damit nicht mit einem leeren Wiki gestartet wird. Es kann durchaus auf vorhandene Quellen zurückgegriffen und relevante Inhalte migriert werden.

Sehr wichtig ist auch, dass das Wiki ansprechend und im CD der Organisation gestaltet wird.

Zudem wird die Notwendigkeit von Schulungen häufig unterschätzt, da die Annahme besteht, dass ein Wiki so leicht zu bedienen ist. Die Schulung sollte neben der Erklärung zu Funktionen und Benutzerführung vor allem auf die Ziele des Wikis eingehen und Prozesse behandeln, die zukünftig im Wiki bearbeitet werden. Auch Abgrenzungen zu anderen bereits vorhandenen Systemen sollten thematisiert werden.

V//T: Die EsPresto wirbt mit einem „All-Inclusive“ Wiki Hosting-Paket. Was beinhaltet das Paket?

MB: Mit dem Software-as-a-Service bzw. Wiki-as-a-Service Paket haben unsere Kunden die Möglichkeit, mit wenigen Klicks ein Wiki zu erstellen, welches für die internen Zwecke ihrer Organisation bereits nach wenigen Minuten genutzt werden kann. EsPresto stellt dabei die permanente Verfügbarkeit sicher und erstellt tägliche Backups. Selbstverständlich stehen wir auch für weitere Leistungen wie z.B. Support per Telefon oder E-Mail zur Verfügung.

V//T: Wie stelle ich mir ein Projekt zur Einführung eines Wikis vom Ablauf her vor? Welche Zeit- und finanziellen Ressourcen sind einzuplanen?

MB: Wir beginnen zunächst mit einem Workshop, um die Ziele und die Anforderungen an das Wiki zu ermitteln. Danach folgen meist die Installation und  eine Design-Anpassung.

Viele Kunden gehen von diesem Punkt aus selbstständig weiter, so dass die initialen Kosten unter 2000,-€ betragen, bzw. 50,-€ / monatlich, wenn das oben genannte Modell Wiki-as-a-Service genutzt wird.

Andere Kunden begleiten wir bis zur abgeschlossenen Einführung des Systems bei allen Mitarbeitern. Dazu gehört häufig die Integration des Wikis in die bestehende IT-Landschaft, wie beispielsweise die Anbindung an ein Active Directory, die Integration in die unternehmensweite Suche oder auch eine Schnittstellenprogrammierung zur Anbindung an vorhandene Datenbanksysteme.

Wir unterstützen bei der Migration vorhandener Daten, erstellen Templates, setzen das gewünschte Rollen- und Rechtesystem um und strukturieren das Wiki. Mit unseren Kunden erarbeiten wir gemeinsam Pilotprojekte und schulen schließlich die Mitarbeiter. Ein solch umfangreiches Projekt kann durchaus – je nach Anforderungen, Komplexität und Schulungsaufwand – 30T€ und mehr kosten und ein halbes Jahr bis ein Jahr dauern.

V//T: Vielen Dank!

Weitere Informationen:

EsPresto AG

Wiki-Definition

EsPresto Wiki-Hosting


 

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